En betydelsefull del i att effektivisera inköpsprocessen är att följa upp och analysera sin organisations inköp och inköpsmönster. Leverantörstrohet och avtalstrohet är två begrepp som är viktiga att hålla koll på för att se till att organisationens inköps görs enligt avtal. I den här artikeln redogör vi för skillnaderna mellan begreppen och hur ni kan öka både er leverantörstrohet och avtalstrohet.

För att mäta leverantörstrohet och avtalstrohet behövs data. Vilken nivå ni kan mäta det på, beror på hur bra (läs: ur data perspektivet) system organisationen använder samt vilka krav organisationen ställt i sina avtal och hur väl man ser till att leverantören följer/uppfyller kraven på alla sina fakturor.

‍

Till att börja med; leverantörstrohet.

Detta är vad vi kan kalla första steget. Har vi ett avtal med leverantören vi handlat av?

Leverantörstrohet är en bra början för att komma i gång och mäta hur stor del av organisationens spend som köps av en leverantör man har ett avtal med. Notera att här pratar vi om mätning ifall leverantören har ett avtal med organisationen i fråga, det visar inte vilket avtal som organisationen handlat ifrån.

För att mäta leverantörstrohet krävs inte mer än data från ekonomisystemet som visar organisationens spend per leverantör samt en tabell med organisationens avtal. Då kan vi enkelt matcha leverantörernas spend mot avtalen, för att se hur stor andel av vår spend som handlats av våra leverantörer vi har avtal med. Det är vad vi kallar leverantörstrohet.

Nästa nivå; avtalstrohet.

För att mäta avtalstrohet behöver vi ha information om vilket avtal som varorna och tjänsterna på respektive faktura hör till, här krävs rätt data för att undvika kvalificerade gissningar. Det vill vi vara tydliga med då vissa system på marknaden påstår att man mäter avtalstrohet i deras system – men i själva verket bara gör det bara på en obetydlig del av spenden. Låt säga att vi mäter avtalstrohet på kontorsmaterial och städ- och kemprodukter där vi har prislistor, men att dom endast står för 2% av den totala spenden. Mäter vi avtalstrohet eller leverantörstrohet då?

Avtalstrohet innebär att man köper av rätt leverantör, men även på rätt avtal.

Låt säga att vi har ett avtal med en leverantör – enkelt tänker ni. Men hur vet vi att allt vi köpt av leverantören är köpt på det avtalet, och vad är köpt som är utanför avtalet?

‍

‍

Nedan listar vi några scenarion som komplicerar mätning av avtalstroheten:

· En prislista med artikelnummer som går att matcha mot fakturorna är en bra lösning för en liten del av spenden (för dom få leverantörer där det finns prislistor med artikelnr och priser). Men alla produkter som är på avtalet men som inte finns med i ”nettoprislistan”, hur hanteras dom? (ofta benämnt övrigt sortiment). Ska dessa hamna som köp utanför avtal, fast som de facto är köp på avtalet? Eller ska allt som köps av den leverantören kategoriseras som köp inom avtal?

· En prislista med tjänster. Detta förutsätter att leverantörerna märker fakturorna på rätt sätt, ej möjligt om det exempelvis står ”Pris enligt offert” på fakturan. För detta krävs processer för att säkerställa att fakturorna är korrekt utställda av leverantören.

· Ett scenario där den tekniska konsultleverantören har avtal för området byggprojektledning, men levererar tjänster inom ett annat område. Hur ska slutsats dras om det är inom eller utanför avtalet? Vad för data ska användas för att göra tolkningen?

· Ett scenario där ett entreprenadkontrakt upphandlats. Hur många av fakturorna som inkommit hör till entreprenaden? Här kan konteringen i form av vilket projekt som fakturan konterats på vara till hjälp. Men om det är flera projekt och en leverantör även är en ramavtalsleverantör på avtalet avseende byggnadsarbeten så blir det väldigt rörigt.

· En leverantör har avtal både inom städ- och kemprodukter och kontorsmaterial. Vad hör till respektive avtal av det som handlas utanför respektive ”nettoprislista” om vi använder oss av första exemplet med prislistor att matcha mot?

Den enkla lösningen på alla ovan scenarion är märkningen på fakturorna, som vi skrev om i början. Se till att leverantören märker fakturan med avtalsnummer (i det fält ni specificerar och vill ha in avtalsnumret på), så ni får med det på varje faktura. De organisationer som ser till att få med det på sina fakturor kommer ligga steget före andra organisationer. En sådan insats, att se till att det kraven ställs och att det efterlevs innebär även att organisationen kan mäta takvolymer.

Summering:

Om organisationen kravställer och följer upp att fakturorna märks med rätt värden så kan både avtalstrohet och takvolym mätas. De organisationer som inte gör det och skjuter det på framtiden kommer få bristfällig data, med många kvalificerade gissningar som grund för sin rapportering. 

Vill ni veta mer? Kontakta oss för en kostnadsfri demo!